組織変更の手順について -準備編-

グループ、ユーザー、役職の組織情報をCSVでダウンロードし、編集・分割を行った後にCSVアップロードすることで組織変更を行います。
ここでは、組織変更に必要となるCSVファイルの作成手順について記載します。

CSVのダウンロード

コラボフローにシステム管理者でログインします。
上部の歯車アイコンより、システム管理エリアを表示します。
CSV操作＞ダウンロードをクリックし、ファイルに出力する項目リストにユーザーを選択してCSVをダウンロードします。
同様にグループ、役職のCSVもダウンロードします。

※当記事内では、各ファイルを「ユーザーCSV」「グループCSV」「役職CSV」とします。
※この3ファイルは、元に戻す場合のベースとなる情報になります。
　組織変更の手順について -実施編- の実施作業がすべて終わるまで大切に保管ください。

「役職CSV」をメモ帳等で開き、役職名等を変更して保存します。
　※変更がない役職は、行を丸ごと削除しても問題ありません。

「グループCSV」をメモ帳等で開き、グループ名変更や親グループコードの組み換え等を行い保存します。

「ユーザーCSV」をメモ帳等で開き、グループコードの変更、グループ指定役職コードの変更を行います。
　※異動・変更がないユーザーは、行を丸ごと削除しても問題ありません。

ダウンロードしたCSVファイルを編集する場合は、メモ帳等を利用してください。
Excelで開いた場合、「0123」のようなコードはExcelの仕様により数値に変換され「123」と前方の「0」が削除されます。

役職コードは、経路設定で役職指定による判定設定と紐付いています。もし判定設定にある役職が無くなる場合はこれらの経路設定の見直しも必要となります。

グループコードは、各経路設定の条件や判定者の選出、経路の利用許可グループおよびアクセス権限の設定と紐付いています。組織の統廃合によりグループ分割がある場合は、現行のグループコードを一部のグループに引き継がせるか、新規にグループコードを用意して完全に新規とするかをご検討ください。