経路内に判定メンバーや回覧メンバーを設定する場合は、経路の [ADD] をクリックし、経路アイテムの選択画面にて「基本アイテム」の「判定者アイコン」をクリックして、判定者の設定を行います。
判定者/回覧メンバーの指定
判定者や回覧者を指定する方法は「役職判定」「グループ判定」「個人判定」「フォーム内指定」の 4種類あります。設定の詳細は判定者の設定についてを参照ください。
役職判定を設定する
「役職判定」を指定した場合は、特定の役職で承認者/回覧者を指定することができます。
人事異動等で役職者が変更になると、マスターの変更に伴って判定メンバーも自動的に変更されます。
また、部署に「申請部署および上位階層の～」や「申請部署の～」を指定すると、申請部署の役職者が自動的に選択されるようになります。
例えば、同じ「課長」を指定しても、営業部からの申請であれば、「営業課長」が人事部からの申請であれば「人事課長」が、それぞれ自動的に選択され、判定者/回覧者として設定されます。
グループ判定を設定する
「グループ判定」を指定した場合は、判定者/回覧者に特定の「グループ」を指定します。
グループ指定では、指定されたグループに所属するメンバーが全て、判定者/回覧者となります。
人事異動等で、グループのメンバーが変更になると、マスターの変更に伴って判定メンバーも自動的に変更されます。
個人判定を設定する
「個人判定」を指定した場合は、判定者/回覧者に個人名を指定します。
役職などに関係なく判定/回覧メンバーを指定したり、人事異動があっても特定の個人が必ず判定/回覧する場合などに利用すると便利です。
「個人判定」では特別な個人として「申請者本人」を選択する事ができます。
申請書が決裁される前に、申請者本人を経由する場合等に利用します（その場合、「「申請者 = 判定者」の時に判定をスキップする」のチェックを外しておく必要があります）。
フォーム内指定を設定する
「フォーム内指定」を指定した場合は、申請内容に記述された「ユーザーID」や「グループコード」に所属するユーザーを判定/回覧メンバーとして選出させることができます。
申請者にてこの段階の判定者を指名したり、連携パーツのデータ配置と組み合わせてより複雑な条件に基づいたルートを作る等の応用ができます。
承認条件
この段階が判定済み/回覧済みとなる条件を指定します。
「条件」は、4種類から選択できます。
AND承認
AND承認では、設定されたすべての判定メンバーが申請に対する承認を行わないかぎり、次の段階には進みません。
AND承認の判定者は、「承認」「却下」「保存」「差し戻し」などを行うことができます。
OR承認
OR承認では、設定されたメンバーのうち、誰か一人でも承認を行えば、次の段階に進むことができます。
OR承認の判定者は、「承認」「却下」「保存」「差し戻し」などを行うことができます。
他の判定者の承認によりスキップとなった場合でも、自分が判定した申請書として検索、閲覧できます。
※1つの判定アイテムで選出される判定者が複数名存在し、
『「申請者＝判定者」の時に判定をスキップする』をONに設定した場合、
申請者＝判定者となっても、申請書を次の段階へ進めるには、
スキップされた判定者以外の1名の判定が必要です。
詳細は、「Q. OR承認で『「申請者 = 判定者」の場合に判定をスキップする』がONで、
「申請者＝判定者」の場合、段階ごとスキップされますか？」をご参照ください。
議決承認
議決承認では、一旦全てのメンバーが承認と否認を選択し、設定された承認条件を満たした場合のみ、次の段階に進むことができます。
議決承認の判定者は、「承認」と「否認」を行うことができます。
承認条件は、「1/3承認で次へ」「1/2承認で次へ」などの選択肢から選択します。
「常に」を指定した場合は、判定者全員が「承認」または「否認」を判断すれば次の段階に進むことができます。
回覧者
申請を閲覧する「回覧者」メンバーを選択します。回覧者は承認や却下、差し戻し、保存をおこなうことはできません。
標準設定では、確認は行わなくても申請は進行します。
ただし設定で、「回覧者確認必須」をONすると、確認を行わなければ申請が進行しなくなります。
申請書は決裁済みの状態で回覧者へ到達します。
申請書が決裁済みの場合は、「回覧者確認必須」がOFFに設定されていると
項目編集を可能にしても、申請書を編集することはできません。
「回覧者確認必須」がONに設定されている場合のみ編集が可能となります。
「回覧コメントを、同一段階の他の回覧者へ、コメントとメールで通知する」をONにした場合、回覧者メンバーに回覧時の確認コメントが通知されます。
メール通知
チェックをONにした場合、このメンバーが判定を必要とする申請が届いた際に、メンバーに対して申請が届いたことを通知するメールを自動的に送信します。
この段階で判定者として選出されているユーザーが、判定者から除外された場合にメールを自動的に送信します。
詳細設定
詳細設定では、判定時の細かなポリシーを設定することができます。
ポリシー設定
| 「申請者＝判定者」の時に判定をスキップする |
ONの場合、申請者と判定者が同じだった場合に、判定を自動的にスキップします。 OFFの場合、判定はスキップされず、通常通りの判定を行います。 ※本設定でスキップされた場合は、押印されません。 ※ONで、1つの判定アイテムで選出されるOR承認の判定者が複数名存在し、うち1名が「申請者＝判定者」の場合、 申請書を次の段階へ進めるには、スキップされた判定者以外の1名の判定が必要です。 詳細は、「Q. OR承認で『「申請者 = 判定者」の場合に判定をスキップする』がONで、「申請者＝判定者」の場合、段階ごとスキップされますか？」をご参照ください。 |
|---|---|
| 同じ判定者が以前に承認していたら 判定を自動承認する |
同じ判定者が以前に承認をおこなっていた場合、そのメンバーの判定を自動的に承認扱いにします。 役職の兼務などで、同じ人が何度も判定メンバーとなる場合等に有効です。 自動承認された場合でも押印されます。 差し戻しされた場合は、差し戻し後の経路内で同一の判定者が判定をおこなった際に自動承認されます。 （差し戻し前の経路での判定履歴は無効となります。） ※前の段階で回覧者として確認した場合、後の段階での判定や回覧の確認は、自動承認できません。 ※前の段階で代行判定者として承認した場合、後の段階での本来の判定者としての承認は、自動承認できません。 また、前の段階で本来の判定者として承認した場合、後の段階での代行判定者としての承認は、自動承認できません。 |
| この段階の判定者を誰でも変更できるようにする |
ONの場合、この段階の判定者は、誰でも変更できるようになります。 申請者や前の段階の判定者に、この段階の判定者を任意で選ばせたい時等に有効です。 設定例や操作については、以下の記事をご確認ください。 |
| この段階での判定中に、 この段階の判定者を変更できるようにする |
ONの場合、この段階に申請書が届いている際、未判定の判定者が、この段階の判定者を変更できるようになります。 この段階で判定者を任意で変更させたい時に有効です。 判定/保存/スキップ/相談/判定者変更を行った判定者は、判定者から除外できません。 回覧の場合は、判定者の変更はできません。 設定例や操作については、以下の記事をご確認ください。 |
| この段階には最低1名の判定者が必要 |
ONの場合、この段階には必ず判定者が必要になります。 判定者がいない場合、申請は進行しません。 OFFの場合、この段階に判定者がいなくても申請は進行します。 設定した判定アイテムの直前の段階でのみ、必須チェックされます。 |
| 判定者を記憶する |
ONの場合、この段階の「判定者」を記憶します。 判定者変更で記憶された判定者は、同一ユーザーが同じ申請経路で次回申請する際に引き継がれます。 この設定をONにするには「判定者変更可」のチェックも合わせて必要です。 再度判定者変更をおこなうか、該当の判定アイテムの設定の編集・更新をおこないますと、記憶された判定者は解除されます。 |
| 自動スキップと催促メール |
「設定なし」もしくは「1日間」～「30日間」の期間を指定して設定をします。 この期間が過ぎた場合のアクションとして、この段階を自動的にスキップするか、催促メールを送信するかを選択できます。 「催促メールを送信」を選択した場合は、指定された日数経過以降も判定が行われていない場合は、定期処理により毎日送信されます。 ※土曜日、日曜日、祝日も日数のカウントに含まれます。 ※回覧が確認必須でない場合は、催促メール送信、自動スキップの対象外です。 ※判定者により「保存」された場合は、催促メール通知対象外になります。 ※本設定でスキップされた場合は、押印されません。 |
自動スキップ、または初回の催促メールが送信されるタイミング
「3日間判定が行われない場合、自動的にこの段階をスキップ／催促メール通知します」と設定した場合
- 3月1日：判定者に判定が必要な申請書が届く
- 3月2日：未判定
- 3月3日：未判定
- 3月4日：未判定
- 3月5日：定期処理の実行時刻に自動スキップ／催促メール通知されます
日数のカウントは、判定者に申請書が届いた日の翌日よりカウントされます。
※日単位でカウントされます。
機能の有効・無効
| 承認を有効にする | 承認ボタンに表示される「ラベル」を指定することができます。 |
|---|---|
| 却下を有効にする |
この段階で、却下を有効にするかを選択できます。 また、却下ボタンに表示される「ラベル」を指定できます。 |
| 差し戻しを有効にする |
この段階で、差し戻しを有効にするかを選択できます。 また、差し戻しボタンに表示される「ラベル」を指定できます。 |
| 判定の取り戻しを有効にする |
この段階で、判定の取り戻しを有効にするかを選択できます。 判定の取り戻しを有効にすると、判定した申請書を自身の段階に取り戻すことができます。 ※次の段階で判定者が判定操作または保存をおこなっている場合、申請書の取り戻しはできません。 ※決裁された申請書の取り戻しはできません。 取り戻しについては、以下の記事をご確認ください。 |
| 保存を有効にする |
この段階で、保存を有効にするかを選択できます。 保存を有効にすると、判定者が入力した内容を保存することができます。 ※判定者が保存をおこなうと、催促通知対象外となります。 同じ段階に複数の判定者がいる場合、判定者が入力した内容を保存した後に 同じ段階のほかの判定者が申請書を表示すると、保存した内容が反映された申請書が表示されます。 また、ほかの判定者が判定すると、入力内容は上書き保存されます。 |
| 相談を有効にする |
この段階で、相談を有効にするかを選択できます。 相談を有効にすると、判定者が申請書の内容について、申請者や他の判定者、許可されたグループのメンバーに対し、相談メッセージを送ることができます。 ※申請経路に登場せず、権限やフォームの検索許可、文書公開アイテムなどの設定で、申請書の検索、閲覧が許可されていないユーザーに対して相談した場合、相談を受けたユーザーは「相談-受信」フォルダからのみ、申請書を閲覧することができます。 申請検索から検索・閲覧することはできません。 ※申請書が決裁されると、その申請書の処理は全て完了扱いとなるため、 「相談-受信」フォルダから該当の申請書は非表示になり、相談コメントのやりとりはできなくなります。 |
段階設定
段階設定では、フォームに表示される項目を、段階毎に表示・非表示にしたり、入力可能にしたり、必須にするといった、項目の変化を設定することができます。
| 段階名 |
「受付」や「確認」など、段階ごとに任意の段階名を指定できます。 ※段階名には、以下の記号は利用できません。 「# 」「_ 」 「'」「 " 」「 < 」「 > 」 |
|---|---|
| 項目名 |
経路に設定されている申請フォームの項目が表示されます。 項目ごとに、表示、編集等についての詳細設定をする事ができます。 |
| 表示 |
表示がONの場合、この段階でこの項目は表示されます。 表示がOFFの場合、この段階でこの項目は表示されません。 （デフォルトではチェックされています。） ※判定時や確認時の表示／非表示の設定のため、「表示」をOFFにした項目も、判定後や確認後に申請書を閲覧すると、画面に項目は表示されます。 ※通常フォームのみ設定可能です。Excelフォームは設定できません。 ※新規申請時の表示、編集可、必須設定については申請書類の設定にておこないます。 詳細は以下記事をご確認ください。 |
| 編集可 |
編集可がONの場合、この段階でこの項目は編集（入力）できます。 編集可がOFFの場合、この段階でこの項目は編集（入力）できません。 |
| 必須 |
必須がONの場合、この段階でこの項目は必須となります。 必須がOFFの場合、この段階でこの項目は必須ではありません。 |
段階設定の注意事項
- Excelフォームを使用した経路では段階毎のパーツ表示/非表示設定では、「表示」をOFFにする事はできません。
選択可能な設定は、「編集可」と「必須」のみとなります。 - 回覧者は、以下の設定がONの場合、項目を編集可にできます。
- アプリ設定＞環境設定＞ポリシー設定「確認者によるフォーム内容の編集を許可する（段階フォームパーツ設定で許可されている場合のみ）」がON
注意点
フォーム内指定で選出する判定者を変更や削除する場合
- フォーム内指定で選出する判定者を変更や削除する場合は、申請や判定の入力画面にて、フォーム内指定に利用する項目の値を、変更や削除してください。
※判定者の変更や削除の詳細については、以下の記事をご確認ください。
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