ビューフォルダ設定

ビューフォルダは、文書の受信一覧、送信一覧などを、自由にカスタマイズすることのできる機能です。この機能を使うと、受信一覧の下位に更にフォルダを作って、フォルダ内で表示される文書一覧の形式を細かく指定することができます。

また、受信一覧・送信一覧に関わり無く、ログインユーザーが権限を持つ全ての文書から、条件にあったものを表示する「一般」フォルダも作成することができます。

ビューフォルダ一覧

ビューフォルダ一覧では、設定済みのビューフォルダが表示されます。

ビューフォルダ作成	クリックすると、ビューフォルダ作成のサブウインドウが表示されます。
既存リストビュー	クリックすると、作成済みのリストビュー一覧画面へ移動します。
リストビュー作成	クリックすると、リストビュー作成 申請書絞込み条件指定画面へ移動します。
並び順	「↑」「↓」をクリックすると、トップ画面に表示されるフォルダの並び順を変更する事ができます。
デフォルト選択	デフォルト選択で選択したフォルダが、文書一覧画面を開いた際のデフォルトフォルダとなります。
リンクするリストビュー	この「ビューフォルダ」に関連付ける「リストビュー」を選択します。 関連付けるリストビューは、予め作成されている必要があります。

ビューフォルダ作成・編集

ビューフォルダ作成・編集画面では、ビューフォルダの作成や、既存のビューフォルダの編集をおこなうことができます。

親フォルダ	表示する親フォルダを選択します。
作成するフォルダ名	ビューフォルダ名を指定します。（必須）
リンクする「リストビュー」	連携するリストビューを選択します。
検索ポリシーの反映	環境設定のポリシー設定「所属部署で申請されたすべての申請を検索可能にする」を適用するかを設定します。 ※チェックがOFFの時は、所属部署の他者の申請書は一覧に含まれません。
表示を許可するグループ	ビューフォルダの表示を許可するグループを選択することができます。
フォルダ作成	クリックすると、設定された内容でビューフォルダが作成されます。 ※新規作成時に表示されます。
フォルダ編集	クリックすると、設定された内容でビューフォルダが編集されます。 ※編集時に表示されます。
フォルダ削除	クリックすると、ビューフォルダが削除されます。 ※編集時に表示されます。
キャンセル	クリックすると、フォルダ作成・編集サブウインドウが閉じます。

CSVダウンロード

作成したビューフォルダの一覧に表示された文書は、CSVダウンロードできます。

• フォルダ表示

[CSVダウンロード] をクリックすると、以下のようなダイアログが表示されます。
CSVファイルのダウンロードは「出力ファイル一覧」からできます。
出力件数によってはCSVファイルの準備に数分かかる場合があります。
CSVの文字コードはShift JISです。

出力ファイル一覧を開く	作成されたファイルをダウンロードできるページにすぐ移動します。 このページは「個人メニュー＞出力ファイル一覧」からいつでも参照する事ができます。
閉じる	ダイアログを閉じます。 ダイアログを閉じてもファイルの準備は継続しておこなわれているので、別の作業をおこなえます。 準備が完了するとメール通知があるとともに、出力ファイル一覧からダウンロードができるようになります。

補足

事前にリンクするリストビューを作成する必要があります。
リストビューの詳細は、以下の記事を参照してください。

• リストビュー設定

制限事項

• システム管理者は、表示を許可するグループの設定に関係なく全てのフォルダが表示されます。

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