Excelフォームを作成する – コラボフローサポート

アプリ設定メニューの「フォーム設定」にアクセスすると、「作成済みフォーム一覧」が表示されます。

一覧の上部にある「新規フォーム作成」ボタンをクリックし、表示される「フォーム新規作成画面」で、新しくExcelフォームを作成することができます。フォームに関するその他の設定項目については「フォーム設定の基本」を参照ください。

Excelフォーム作成の流れ

Excelフォームの詳細設定では、「キーワード」を埋め込んだExcelファイルをアップロードし、キーワードを指定した場所にパーツを配置することで、フォームの作成を行います。

パーツ配置の制限

詳細は、以下の記事をご確認ください。

フォームに配置したパーツの扱いについて

Excelファイル準備

ここでは、アップロードする前に、コラボフローのフォームにしたいExcelの申請書の準備について説明します。

取り込まれるシート

フォーム作成時にアップロードされたExcelファイルの1シート目のみが取り込まれます。
2シート目以降は取り込み対象外です。

取り込まれるセル

下記のセルが有効なセルとして取り込まれます。

セルに値が入力されている。　※計算式、半角空白、全角空白、タブを除く
いずれかの辺に罫線が引かれている。
背景色が設定されている。　※背景色が白の場合を除く

キーワードのセット

Excelファイルの申請書には、コラボフローで入力したい箇所に、キーワードを「{}」で囲い指定します。「{}」で指定された箇所は、フォームパーツ設定の対象となります。

予約キーワードのセット

あらかじめコラボフローで用意されている「所属名」「番号」等の情報を表示させるには、同様に、所属名（requesterusergroup）、番号（requestno）、名前（requesterUsername）等の情報を「{}」で囲い、指定します。

実際の例

例えば下記の「身上異動届」では、「所属名」の部分にコラボフローの「申請部署」を自動表示されるように設定し、「変更日」の部分を入力パーツとして設定しています。

明細形式のフィールドを指定したい場合

明細形式のキーワードを設定するには、キーワードの後ろにアンダーバーを入れ、順番に番号をふります。

「{キーワード_1}」「{キーワード_2}」「{キーワード_3}」といったように、繰り返して指定をすることで、指定フィールド群は、一つの項目として認識されます。
※キーワードの指定は、下または右方向にのみ対応しています。

明細形式のフィールドに入力されたデータは、入力された行に関係なく「列」ごとに管理されます。そのため、検索などの際にはどの行に入力されたデータかを意識することなく、データを抽出する事が可能です。

印影の設定

印影を設定する場合は、印影を表示したい箇所に印影用の予約キーワードを指定します。

申請者の印影は予約キーワード{requesteruserstamp}を指定するだけですが、承認者（回覧者含む）の印影は少し工夫が必要となります。承認者（回覧者含む）の印影を指定する場合は、予約キーワード{determstamp}に続いて、アンダーバーで区切って「段階名」を指定します。

「段階名」は、経路での判定者設定の際に設定可能です。これにより、印影をフォーム内の任意の場所に表示することが可能となります。

※Excelフォームの設定画面では、承認者印影（判定者印影）の予約キーワードに指定した「段階名」部分（アンダーバー以降）は表示されません。

予約キーワードの種類

予め用意されている予約キーワードは下記のとおりです。

予約キーワード	説明
requesterusername	申請者氏名
replacementrequesterusername	代理申請者氏名
requesterusernamekana	申請者氏名ふりがな
requesteremployeecode	申請者の社員コード
requestermail	申請者のメールアドレス
requesterusergroup	申請部署
requestergroupcode	申請部署のグループコード
requestergroupdisplayname	申請部署のグループ表示名
requesterpost	申請者の役職名
requesterpostcode	申請者の役職コード
requestno	文書番号
requesttitle	文書タイトル
requestdate	申請日
requestdatetime	申請日時　（日付に加えて分単位まで表示できます。）
requestenddate	完了日
requestercomment	申請者コメント
requesteruserstamp	申請者印影
determstamp_［段階名］	承認者印影予約キーワード「determstamp」の後に申請段階に設定した「段階名」を指定する事で任意の場所に印影を表示できます。また、回覧者の印影も表示できます。

段階ごとで設定できる予約キーワード

段階ごとでの承認者（回覧者）の印影と判定情報を表示できます。
表示したい箇所に判定情報用の予約キーワードを指定します。

アンダーバーで区切って「段階名」を指定します。また判定情報の予約キーワードは、「表示順指定なし」、「表示順指定あり」の2パターンで設定する事ができます。

予め用意されている段階ごとで設定できる予約キーワードは下記のとおりです。

予約キーワード	説明
determusername_［段階名］	判定者名
determpostname_［段階名］	判定者の役職名
determuserpostname_［段階名］	判定者名と役職名　例）営業太郎（課長）
determrepresentusername_［段階名］	代行判定者名
determdatetime_［段階名］	判定日時
determcomment_［段階名］	判定コメント
determstatus_［段階名］	判定ステータス

表示順指定なし

表示順を指定しない場合は、予約キーワード一覧に記載されている判定情報用の予約キーワードのまま設定します。

　例） {determusername_受付}

表示順を指定せずに設定した場合は、左側から判定履歴順に出力されます。

表示順指定あり

表示順を指定する場合は、予約キーワード一覧に記載されている判定情報用の予約キーワードの最後に「_[表示順]」を追加します。

　例） {determusername_受付_1}

準備完了

上記の要領でExcelに各種キーワードを埋め込み、取り込み用のExcelを準備します。

Excelフォームのアップロード

申請書のExcelファイルの準備ができたら、アップロードを行います。

フォーム設定を開き「新規作成」をクリックしてフォーム名を入力し、「Excelフォーム作成」をクリックするとExcelファイルのアップロード画面に移動します。

「Excelファイル選択」から準備したExcelファイルを指定して「アップロード」をクリックすると、Excelのシートが自動でフォームに変換されます。続いて各キーワード部分にパーツの設定を行っていきます。

※Excelフォーム変換では、Excel内の1つ目のシートのみが処理されます。2つ目以降のシートは無視されます。

アップロード中に警告が出る場合

アップロードしたExcelに不備があると、下記のようなメッセージが表示されてアップロードが中止される事があります。メッセージの内容を確認し、Excelの修正を行った上で、再度アップロードを行ってください。

キーワードが重複指定されている場合

その他、キーワードがExcelに一つも設定されていない場合、セルの総数が10000セルを超えた場合等、アップロードが中止される理由はいくつかあります。画面に従ってExcelの修正を行なってください。

操作手順

フォームパーツの設定

アップロードが完了すると、Excelからコラボフローのフォームに変換された申請書が表示されます。あらかじめキーワード指定した箇所が、フォームパーツ設定可能な箇所としてピンク色で示されますので、それぞれのエリアにパーツの設定を行っていきます。

ピンク色の設定箇所をクリックすると、フォームパーツ設定の画面がサブウインドウで表示されますので、フォームパーツ設定画面から、各種パーツの詳細設定を行っていきます。

フォームパーツが設定されると、キーワードの箇所は入力パーツとなります。

設定後のパーツにマウスカーソルを当てると、パーツ名とIDがポップアップで表示されます。

規定のキーワードの場合、印影の場合も、マウスカーソルを当てるとポップアップで名称が表示されます。

※Excelフォームの設定画面では、承認者印影（判定者印影）の予約キーワードに指定した「段階名」部分（アンダーバー以降）は表示されません。

明細形式のフォームパーツ設定

Excelのフォームで、｛キーワード_1｝のように明細形式を指定した箇所のフォームパーツは、最初の一行のみが設定対象となります。最初のパーツを設定すると、続いて連番になっているパーツが自動的にセットされます。

未設定のパーツ設定がある状態で「登録」をクリックしても、登録を行うことはできません。フォームを作成するためには、全てのパーツを設定する必要があります。

制限事項

フォーム作成中に、キーワードの埋め込み忘れに気づいた場合、Excelを編集し、再度アップロードします。設定済みの項目はそのままに、Excelへの変更点だけが反映されます。
セルにハイパーリンクが設定されている場合、http、httpsリンクのみが反映され、それ以外は無視されます。また、リンクがクリックされた場合は、必ず別ウインドウで内容が開かれます。
非表示にされている列、行、及びオートフィルターは反映されません。（全て表示した状態で変換されます。）
Excel全体の拡大・縮小表示、拡大・縮小印刷設定は、フォームに反映されません。(常に100%の表示となります。）
Excelフォーム作成時は、以下の記号は利用できません。
キーワードで利用できない文字「'」「#」「=」「*」「\」「<」「>」
キーワード外で利用できない文字「#」

パーツ利用状況