帳票出力オプションプラス機能とは？

本機能は、コラボフローで出力した帳票データと、他社製文書管理システムとの連携を実現するためのオプション機能です。
主に下記の２つの機能を提供します。
・ 申請帳票や添付ファイルの指定フォルダーへの書き出し
・ 属性ファイルのCSV 形式のテキストデータ書き出し

※本機能は、パッケージ版でのみ利用可能なオプション製品です。
※パッケージ版で本機能を利用する場合は、帳票出力オプションプラスを別途購入の上、帳票出力オプションを導入する必要があります。
「コラボフロー 帳票出力セットアップガイド」を参照し、事前にセットアップを行ってください。

経路アイテム「文書出力」の登録

ここでは、コラボフロー帳票出力オプションプラス機能で利用できる、経路アイテム「文書出力」の登録、編集方法について説明します。

「文書出力」を経路アイテムとして設定するには？

あらかじめ帳票設定が完了した状態のフォームが必要です。アプリ設定メニューの「フォーム設定」にてフォームを作成し、帳票設定を行ってください。

フォームの作成手順

フォームの作成手順については、「通常フォーム設定」、および「Excel フォーム設定」をご参照ください。

帳票設定の手順

帳票設定の手順については、「帳票出力機能とは？」をご参照ください。

経路の新規設定、および手順

経路の新規設定、およびの手順については、「経路設定」をご参照ください。

経路アイテム登録・および編集画面の表示

フォーム作成後、[アプリ設定] メニューから [経路設定] を選択し、経路設定一覧画面を表示します。

• 新規経路を登録する場合は、[+新規作成] をクリック→新規経路作成画面内で必要事項を入力した後、 [経路設定] をクリックして経路の編集画面を表示します。
• 既存の経路に「文書出力」のフローを追加する場合は、設定一覧画面にて一覧内の [経路名] 項目をクリック→既存経路編集画面を表示し、[経路設定] をクリックして経路の編集画面を表示します。

経路の編集画面にて、コラボフロー 帳票出力オプションプラスが実現する機能を実行するタイミングの [Add] をクリックします。

サブウィンドウが開き、経路アイテムの選択画面が表示されます。

経路アイテム「文書出力」の登録

経路アイテムの選択画面にて、「連携アイテム関連」項目リスト内にある [文書出力] アイコンをクリックします。

文書ファイル書き出しオプション画面が開きます。
必要事項を入力し、[登録] をクリックすると、経路アイテム「文書出力」として経路内に登録されます。

経路アイテム「文書出力」の設定項目

出力する帳票	出力する帳票オプション設定をプルダウンメニューから選択します。 ※出力対象はPDFファイルのみです。
出力先フォルダ	ファイルの出力先パス情報を設定します。 「文書番号でサブフォルダを作成」チェックボックスをオンにすると、出力先フォルダ内に文書番号のサブフォルダを作成し、ファイルを出力します。
添付ファイル書出し	チェックボックスをオンにすると、指定した帳票データに添付ファイルを加えて書き出します。 また、「下記の拡張子のファイルは書き出ししない」テキストボックスより、不要な添付ファイルの拡張子を登録できます。 ※指定例 txt,csv (カンマ区切りで複数の拡張子を指定出来ます。)
属性ファイル書き出し	チェックボックスをオンにすると、出力する帳票データおよび添付ファイルの関連項目を CSV ファイルに書き出します。 ※出力する　CSV ファイルの形式は、「属性ファイルフォーマット」テキストボックスに所定のフォーマットにて指定します。 　設定方法については、「属性ファイルフォーマット設定」の章をご参照ください。
ファイル名	属性ファイルのファイル名を指定します。 初期設定で文書番号[requestNo]が設定されています。
ファイル拡張子	属性ファイルの拡張子を指定します。 初期設定でcsvが設定されています。 csv（CSVファイル） txt（テキストファイル）
文字コード	属性ファイルの文字コードを指定します。 初期設定でUTF-8が設定されています。 UTF-8 Windows-31J Shift-JIS
登録・更新	クリックすると、経路アイテム設定を登録、および更新します。

属性ファイルフォーマット設定

キーワードとご希望の区切り文字を組み合わせて登録することで、ファイルの出力形式を指定できます。

記載例（カンマ区切りのテキストを出力）：

[filename],[filetitle],フォルダ,[fid1],[fid2],[fid3]

• 対応する属性名を大カッコ [ ] で囲み、区切り文字や固定テキスト等を入力します。
• 一行あたりの出力フォーマットとして指定します。
• 出力対象のファイルが複数ある場合、指定フォーマットにて複数行のデータが書き出されます。
• 出力内容は、ダブルクォーテーションで括られます。

キーワードの追加方法

使用可能な属性項目をプルダウンメニューから選択し、[追加] をクリックしてください。
下にあるキーワード入力フォームに大カッコ [ ] 囲みで、該当のキーワードが埋め込まれます。

ファイル名とタイトルのキーワード

filename	書き出しファイル名。 書き出された文書ファイル、添付ファイルの名前（文書番号が付与されている）が埋め込まれます。
filetitle	本来のファイル名。 文書ファイル、添付ファイルの本来の名前が埋め込まれます。

フォームパーツのキーワード

パーツID	フォームパーツID。 （フォーム設定にて設定した入力項目それぞれ固有の識別子となるため、出力する帳票設定により出力される項目が異なります。

※明細やテーブルパーツ内の項目は出力されません。

その他のキーワード

requestNo	文書番号
requestTitle	申請タイトル
instanceName	インスタンス名（URL名）対象コラボフローインスタンスのURL名
templateTitle	フォーム名
processName	経路名
requestUserId	申請者のログインID
requestUsername	申請者氏名
requesterUsergroupCd	申請部署のグループコード
requesterUsergroup	申請部署名
requesterUserpostCd	申請者の役職コード
requesterUserpost	申請者の役職名
requestDate	作成日時（日付に加えて秒単位まで表示できます。）
saveDate	ファイル保存日
savePath	ファイルの保存先

制限事項

属性ファイルフォーマット・ファイル名のフォームパーツについて

属性ファイルフォーマット・ファイル名では、以下フォームパーツのキーワードは追加できません。

• 添付ファイル
• ラベル
• Excel添付取込
• 画像

出力先フォルダが別サーバーの場合

フォルダへのアクセス時に、コラボフローがインストールされているWebサーバーのログインユーザーとは異なるユーザーでのログインが必要になる場合は、該当のユーザーを ColdFusion サービスのログオンアカウントに設定する必要がございます。

補足

• 帳票出力オプションプラスは、パッケージ版専用のオプション製品です。
• 出力されるPDFファイルのファイル名は以下の通りとなります。
  
  　「文書番号でサブタイトルを作成」がON：「文書タイトル」
  
  　「文書番号でサブタイトルを作成」がOFF：「文書番号_文書タイトル」