フォームに配置したパーツがどのように管理されていて、どんな制限があるか説明します。
申請内容とパーツ
申請された内容は、パーツごと(申請項目ごと)に分かれて保存されています。
保存されるデータは一定のルールでグループ化されて管理されています。この単位を「配置先」と呼び、フォーム設計時に決まります。
配置先の種類
申請内容を保存する配置先には2種類あります。
- 明細内やテーブルパーツ内に含まれないパーツ
フォームごとに用意された1つの配置先にまとめられます。
- 明細内やテーブルパーツ内のパーツ
Excelフォームでは明細形式のキーワードで構成されたパーツ群が、自動で1つにまとめられます。
通常フォームではテーブルパーツごとに配置先が分かれます。
ラベルパーツについて
ラベルは表示するだけのパーツ(申請項目とは見なされない)ので、どこの配置先にも属しません。
パーツ配置の制限
新しいパーツをフォームに追加するごとに、配置先の枠を1個利用します。
フォームパーツの制限数は1つのフォーム毎の制限数です。
フォームに追加できるパーツは、通常パーツ、明細内やテーブルパーツ内の配置先ごとに、それぞれ累計で1500個までとなります。
現在の実装において、物理制限であり拡張できません。
- 通常パーツ:1500個まで
- 明細内やテーブルパーツ内のパーツ:1500個まで
※パッケージ版でデータベースにSQL Serverを利用している場合は、累計1000個までとなります。
追加できるパーツ数は、 [パーツ利用状況] から確認できます。
パーツの利用状況
フォーム編集画面にて [パーツ利用状況] をクリックすると、現在までにどれだけのパーツをフォームで利用しているのか、あとどれくらいパーツが追加できるのかを、確認できます。
通常パーツ、明細内やテーブルパーツ内の配置先ごとに確認できます。
フォームの完成後、新しい項目を追加すると、累積数が溜まります。
パーツ(項目)を削除しても、過去の申請内容やデータを保存する必要があるため、累積数は減りません。
※明細内やテーブルパーツ内の総配置数、追加可能数、追加中には、1行目の列数が表示されます。
2行目以降のパーツは、表示に含まれません。
※明細やテーブルパーツに設定する行数・列数は、50個未満を推奨しております。
項目 | 説明 |
---|---|
パーツ配置先 | どこに配置されているパーツの統計かが表示されます。
Excelフォームで表示される「明細」は、明細形式のキーワード({品名_1}など)を用いて作成したパーツです。 通常フォームで表示される「テーブル」は、テーブルパーツ内に配置したパーツです。 |
総配置数 | 初版から最新の版までに追加された、パーツの総数です。 |
追加可能数 | このフォームに、あとどれくらいのパーツが配置できるかを示した数です。
100個未満になると警告アイコンが表示されます。 |
追加中 | 現在編集中のフォームに新しく配置した、未確定のパーツ数です。
フォームを保存すると、これらのパーツは総配置数にカウントされます。 |
総配置数の数え方
配置先のパーツ数がどのようにカウントされるのか、出張精算の申請書を例に説明します。
第1版(初版)
まずは、テーブルパーツがないの出張精算書から運用スタートする事にしました。
この時のパーツは「8個」です。
第2版
交通費と諸経費については表形式にして手間を減らして見やすくする事にしました。
このためにテーブルパーツを利用しました。
配置先が増え、それぞれにパーツが保存されるので「6個」「4個」に分かれています。
第3版
今までは「精算金額」に手計算した金額を手打ちしてましたが、これを交通費+諸経費の合計を自動計算する事にしました。このために元のパーツを削除し、自動計算パーツを追加しました(青色点線枠の部分)。
元のパーツは配置先に保存されたまま、自動計算パーツが追加となります。
フォームを更新して、最終的に「総配置数」に累積されます。
追加可能なパーツが不足した場合
フォームをコピーし、最新の版に存在するパーツだけで、新たにフォームを作成する必要があります。
最新の版に存在するパーツのみコピーされるため、コピー元のフォームで過去に削除されたパーツは、総配置数にカウントされません。
追加可能数が100個を下回った場合は、フォームの再作成をご検討ください。
追加可能数が0になった場合
引き続き同フォームを利用した申請はできます。
フォームに新しくパーツを追加することはできません。
フォームの切り替えをおこなう場合の注意点
新しいフォームで申請する場合
フォームを新たに作成し、作成したフォームにて申請できるようにするには、経路も新たに作成する必要があります。
※新しく作成したフォームは、元のフォームとは全く別のフォームとして扱われるため、経路設定も新たに作成する必要があります。
エクスポート・インポートの機能を利用し、経路を作成ください。
書類を指定した検索
申請書検索にて「書類で絞込み」をおこなう場合、新しく作成したフォームは、元のフォームと別のフォームとして検索されます。
リストビュー、ビューフォルダ、マスター連携パーツ
リストビューはフォーム毎に作成されます。
元のフォームを利用してリストビューを作成している場合、新しいフォームでもリストビューを作成する必要があります。
フォームを切り替えるタイミングで、リストビューを利用しているビューフォルダや、マスター連携パーツの設定を、見直す必要があります。
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