権限や設定によって検索できる文書について記載します。
一般ユーザーの場合
一般ユーザーは自分が申請したもの、自分が判定したものを検索する事ができます。
監査・設定権限が付与されている場合
「監査」または、「設定」権限が付与されている場合、付与されたグループに所属するユーザーは
全ての申請書を検索する事が可能です。
検索条件
- 検索条件項目「公開許可」は表示されません。
- 検索条件項目「申請部署」・「作成者」・「判定者」にて、グループやユーザーを選択、指定し
検索する事ができます。
ポリシー設定「所属部署で申請されたすべての申請を検索可能にする」が有効の場合
自分が所属するグループ（部署）から申請された全ての申請書を検索する事が可能です。
検索条件
- 検索条件項目「申請部署」が表示されます。
- 検索条件項目「申請部署」と「作成者」にて、グループやユーザーを選択、指定し、
検索する事ができます。
フォーム設定の「検索許可」設定について
フォーム設定の「検索許可」設定にて、検索を許可するグループを指定している場合、
指定されたグループに所属しているユーザーは、該当のフォームから申請された全ての申請書を
検索する事が可能です。
- 設定は即時反映され、運用途中に検索許可グループに追加されたグループでも過去の申請書の閲覧が可能です。
文書公開アイテムについて
経路に「文書公開アイテム」を設定し、文書の公開先グループを指定している場合、
指定されたグループに所属しているユーザーは、文書公開アイテムを通過した全ての申請書を
検索する事が可能です。
- 「文書公開アイテム」を設定した後に申請された申請書が検索の対象となります。
- 「文書公開アイテム」の公開先グループに新規ユーザーが追加された場合、ユーザーは、過去の申請書も検索する事ができます。
補足
フォーム設定 「検索許可」設定 と「文書公開アイテム」の優先順位について
フォーム設定の「検索許可」と経路設定の「文書公開アイテム」」どちらも設定したグループへ
設定内容に応じ、全ての申請書が公開される設定となります。
フォーム毎の設定、経路毎の設定という違いと、公開されるタイミングが変わります。
どちらか一方が優先されるということありません。
フォーム設定の「検索許可」が未設定の場合でも、「文書公開アイテム」の設定で申請書の閲覧は可能です。
フォーム設定の「検索許可」が設定され、「文書公開アイテム」が未設定の場合でも閲覧は可能となります。
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