クラウドサイン連携の利用方法 – コラボフローサポート

コラボフロー for クラウドサインを利用すると、コラボフローで承認された契約書等の申請内容を自動的にクラウドサインに登録できます。契約締結後に、契約書と合意締結証明書をコラボフローに自動登録する事も可能です。

※コラボフロー for クラウドサインはオプション製品です。利用するには、別途購入が必要です。
※コラボフロー for クラウドサインは、クラウド版のみご利用いただけます。

1.クラウドサインの設定

クラウドサインやコラボフロー外部サービス連携設定サイトで設定します。詳細は以下を参照ください。
クラウドサインとの連携設定

2.クラウドサイン連携用フォーム・経路の作成

クラウドサインの連携に必要なフォームや経路を設定します。詳細は以下をご参照ください。
クラウドサイン連携用のフォーム・経路を設定する

3.クラウドサインと連携する

クラウドサインの連携設定にて書類登録後の操作を「宛先に書類を自動送信する」に選択している場合の動作は以下の通りです。

コラボフローで申請を行い、設定した段階名まで申請を進めます。
コラボフローで設定した段階まで進行すると連携対象パーツに入力された契約書の内容や契約書ファイルなどがクラウドサインに自動登録されます。
クラウドサインの機能によって指定した宛先へ契約確認依頼のメールが送信されます。
クラウドサイン上で契約相手先のユーザーと契約を締結します。
クラウドサインの機能によってコラボフローの設定した段階の判定者へ契約締結完了のメールが送信されます。
クラウドサインのWebhookでデータが返されるように設定している場合は、契約締結後に契約書と合意締結証明書をコラボフローに自動登録されます。

※「下書きとして保存する」を選択した場合には、手順2でクラウドサインに下書きとして自動登録されます。また、契約相手先に送信するにはクラウドサインにログインし、下書きの編集画面から手動にて送信を行う必要があります。

契約書内容の入力について

クラウドサインと連携するには、指定した段階へ経路が進行するまでにフォームの以下のパーツが入力されている必要があります。

契約書名
契約書ファイル
宛先会社名
宛先名
メールアドレス

契約締結完了のメール通知について

クラウドサインに書類を自動登録する際に、コラボフローで設定した段階の判定者のメールアドレスがクラウドサインの書類の共有先に追加されます。
※コラボフローで設定した段階で判定者のメールアドレスが登録されていない場合は共有先に追加されません。

登録された書類が契約締結完了または却下などの状態になると、クラウドサインの書類の共有先メールアドレスに通知が送信されます。

詳細についてはクラウドサインの共有機能をご確認ください。

コラボフローに契約書・合意締結証明書を自動添付する場合

クラウドサインとの連携設定のマッピング設定で、コラボフローのフォームパーツとマッピングすることで、
契約締結後に契約済みの契約書と合意締結証明書をコラボフローに自動添付することができます。

クラウドサイン連携に失敗した場合

クラウドサイン連携に失敗した場合は、申請者へ差し戻しされます。
申請書の履歴タブのコメントから失敗理由を確認することができます。

詳細な連携ログの確認方法はクラウドサイン連携の連携ログを参照ください。

補足

クラウドサインに登録するデータの制限について

クラウドサインに登録する各パーツの最大文字数は以下の通りです。

項目名	最大文字数
契約書名	500文字まで
宛先の会社名	500文字まで
宛先の名前	64文字まで

クラウドサインに登録するファイルの制限について

登録できるファイルの形式はPDFです。
登録できる契約書ファイルサイズは20MBまでです。
パスワードが設定されたPDFファイルは登録できません。

注意点

連携検証を行う際の注意事項

申請者のメールアドレスと、連携用の段階のメールアドレスが重複している場合、「共有先の連携に失敗しました」とエラーが発生します。申請者と連携段階のメールアドレスは重複しないよう設定いただきたくお願いします。
クラウドサインでは契約を締結する事で1通毎に費用がかかるため、連携の検証はクラウドサインの「本番環境」とは分離された「サンドボックス環境」で実施する事をお勧めします。
「本番環境」を利用中に「サンドボックス環境」へ切り替えると、クラウドサインの接続先環境が「サンドボックス環境」となります。そのため、契約書の内容や契約書ファイルは「サンドボックス環境」に登録され、契約確認依頼のメールも「サンドボックス環境」のURLが送信されます。
※接続先環境の切り替え方法についてはクラウドサインとの連携設定を参照ください。