ビューフォルダ設定（バージョン2.17.2以前）

ビューフォルダは、文書の受信一覧、送信一覧などを、自由にカスタマイズすることのできる機能です。この機能を使うと、受信一覧の下位に更にフォルダを作って、フォルダ内で表示される文書一覧の形式を細かく指定することができます。

また、受信一覧・送信一覧に関わり無く、ログインユーザーが権限を持つ全ての文書から、条件にあったものを表示する「一般」フォルダも作成することができます。

ビューフォルダ一覧

ビューフォルダ一覧では、設定済みのビューフォルダが表示されます。

新規作成	クリックすると、フォルダ作成のサブウインドウが表示されます。
既存リストビュー	クリックすると、作成済みのリストビュー一覧画面へ移動します。
並び順	「↑」「↓」をクリックすると、トップ画面に表示されるフォルダの並び順を変更する事ができます。
デフォルト選択	デフォルト選択で選択したフォルダが、文書一覧画面を開いた際のデフォルトフォルダとなります。
リンクするリストビュー	この「ビューフォルダ」に関連付ける「リストビュー」を選択します。 関連付けるリストビューは、予め作成されている必要があります。

ビューフォルダ作成・編集

ビューフォルダ作成・編集画面では、ビューフォルダの作成や、既存のビューフォルダの編集を行うことができます。

親フォルダ	表示する親フォルダを選択します。
作成するフォルダ名	ビューフォルダ名を指定します。（必須）
リンクする「リストビュー」	連携するリストビューを選択します。
検索ポリシーの反映	環境設定のポリシー設定「所属部署で申請されたすべての申請を検索可能にする」を適用するかを設定します。 ※チェックがOFFの時は、所属部署の他者の申請書は一覧に含まれません。
表示を許可するグループ	ビューフォルダの表示を許可するグループを選択することができます。
フォルダ作成	クリックすると、設定された内容でビューフォルダが作成されます。 ※新規作成時に表示されます。
フォルダ編集	クリックすると、設定された内容でビューフォルダが編集されます。 ※編集時に表示されます。
フォルダ削除	クリックすると、ビューフォルダが削除されます。 ※編集時に表示されます。
キャンセル	クリックすると、フォルダ作成・編集サブウインドウが閉じます。

リストビュー一覧

「リストビュー」は、文書一覧に表示するデータ項目を定義したものです。

リストビューを設定することで、「不具合クレームの内、重要なもののみの一覧」や、「取引審査の内、取引金額が1000万円以上のものの一覧」等、自由な条件の文書一覧を利用できるようになります。
リストビュー一覧では、作成済みのリストビューの一覧が表示されます。

ビューフォルダ一覧に戻る	クリックすると、ビューフォルダ一覧画面に移動します。
編集	クリックすると、リストビュー編集画面へ移動します。
コピー	クリックすると、リストビューをコピーする事ができます。

リストビュー作成・編集

リストビューの作成は、ビューフォルダ画面や、リストビュー一覧からは行いません。リストビューを新規に作成する場合は、「検索」画面を使用します。

既存のリストビューを編集する場合は、フォームを変更することはできません。
　※書類選択でフォームを変更すると、保存はできません。

検索の実行

リストビューを作成することを目的とする場合、必ず「書類で絞込み」を選択する必要があります。
指定しない場合は、検索結果画面で、「結果を保存」ボタンが表示されません。

「書類で絞込み」を選択した上で、作成したいリストビューに応じて、検索条件を設定していきます。
条件を入力し終わったら、通常の検索と同じように、検索を実行します。

検索結果の保存

検索結果の一覧が表示されます。リストビューには、この検索結果と同じ条件のデータが表示されますので、内容をよく確認してください。問題が無ければ、「この条件を保存」ボタンをクリックします。

リストビュー設定

「この条件を保存」ボタンをクリックすると、「リストビュー設定」画面が表示されます。
このリストビューにつける名前や、リストビュー表示上の細かい設定を行うことができます。

リストビュー一覧へ	リストビュー一覧表示に移動します。
検索画面編集	検索画面に戻って、検索条件を選択しなおすことができます。
リストビュー名	このリストビューにつける名前を指定します。
「表示」チェックボックス	該当する「列」を表示するか否かを選択します。
並び順	「↑」「↓」をクリックすると、リストビューに表示される「データ列」の並び順を変更する事ができます。
デフォルトソート	チェックを入れると、その列が、デフォルトのソート対象となります。プルダウンで、「昇順」「降順」を選択します。
幅	列の幅を指定します。
折り返し	列に収まらないデータがある場合に、列を自動的に折り返すか否かを指定します。
リストビューを保存	クリックすると、リストビューが保存されます。

補足

作成したビューフォルダの一覧に表示された文書は、CSVダウンロードする事ができます。

• フォルダ表示

注意点

システム管理者、または設定権限付与グループに所属しているユーザーは、 表示を許可するグループの設定に関係なく全てのフォルダが表示されます。