ファイルをBoxに保存する

Box連携アイテムを利用すると、申請書内の添付ファイルパーツに添付されたファイルや、申請書データから出力したPDF帳票を、指定したBoxフォルダに自動でアップロードすることができます。
機能の概要は、「コラボフロー for Boxについて」をご確認ください。

※コラボフロー for Boxはオプション製品です。利用するには、別途購入が必要です。

Boxと連携設定をする

Boxと連携設定をする必要があります。
設定方法については、「連携サービス設定（Box）」をご確認ください。

Box連携アイテムの設定

経路アイテムの選択画面にて、「連携アイテム関連」のリスト内にある [Box] をクリックします。

経路アイテム「Box連携アイテム」の設定画面が表示されます。

保存先フォルダ	ファイルを保存するフォルダを選択します。
サブフォルダを作成する	ONにすると、サブフォルダを作成し、作成したサブフォルダ内にファイルを保存します。
フォルダ名	作成するサブフォルダのフォルダ名を指定できます。 設定方法や、設定可能なキーワードについては、 本記事内の「サブフォルダの「フォルダ名」の設定について」をご参照ください。
添付ファイル	ファイル名には、フォーム内に設定されている添付ファイルパーツの「パーツ名」が表示されます。 ONにすると、添付ファイルがBoxに保存されます。 ※フォーム内に添付ファイルパーツが設定されている場合のみ表示されます。
帳票ファイル	ファイル名には、帳票設定の「帳票名」が表示されます。 ONにすると、帳票ファイルがBoxに保存されます。 ※帳票設定がされている場合のみ表示されます。
メタデータ設定	Boxのメタデータテンプレートを選択し、コラボフローのフォームパーツをマッピングすることで、アップロードされるファイルにメタデータを自動付与します。 設定方法については、本記事内の「メタデータの設定について」をご参照ください。
登録・更新	クリックすると、設定した内容で経路アイテムを登録、もしくは更新します。
削除	クリックすると、設定済みの経路アイテムを削除します。

サブフォルダの「フォルダ名」の設定について

特定のキーワードや、フォームパーツ、文字列を指定して、フォルダ名に設定することが可能です。

フォルダ名の設定方法

入力欄の上部にあるプルダウンメニューから、フォルダ名に指定したいキーワードやフォームパーツを選択して、[追加] をクリックすると、入力欄にパーツIDやキーワードが[ ]囲みで、追加されます。
文字列を追加したい場合は、入力欄に直接入力します。

設定可能なキーワード

文書番号(requestNo)	文書番号を挿入します。
申請タイトル(requestTitle)	申請タイトルを挿入します。
インスタンス名（URL名）（instanceName)	対象のコラボフローインスタンス名を挿入します。
フォーム名(templateTitle)	フォーム名を挿入します。
経路名(processName)	経路名を挿入します。
申請者コード(requestUserId)	申請者のユーザーIDを挿入します。
申請者名(requestUsername)	申請者氏名を挿入します。
申請者部署コード(requesterUsergroupCd)	申請部署のグループコードを挿入します。
申請者部署名(requesterUsergroup)	申請部署を挿入します。
申請者役職コード(requesterUserpostCd)	申請者の役職コードを挿入します。
申請者役職名(requesterUserpost)	申請者の役職名を挿入します。
提出日(requestDate)	作成日時を挿入します。 ※「yyyymmdd」形式で出力されます。
フォームパーツ(fid～)	フォームパーツの入力内容を挿入します。 ※挿入したパーツは、入力欄ではパーツIDで表示されます。

メタデータの設定について

Boxのメタデータとコラボフローのフォームパーツをマッピングすることで、アップロードされる添付ファイル、PDF帳票にメタデータを自動的に付与することができます。

メタデータの設定方法

1. メタデータ設定で [メタデータ設定を追加] をクリックします。
   

2. 「メタデータ設定１」の [＞] をクリックします。
   

3. 使用するメタデータテンプレートを選択します。
   

4. コラボフローのフォームパーツとマッピングする、Boxのメタデータを選択します。
   

5. メタデータを適用する対象ファイルを選択します。
   

6. 必要に応じて、複数のメタデータテンプレートを追加できます。
   

メタデータテンプレート	Boxのメタデータテンプレートを選択します。 [メタデータ設定を追加] をクリックすることで、複数のメタデータテンプレートを設定できます。
メタデータ項目のマッピング	選択したメタデータテンプレートに含まれるメタデータが表示されます。 プルダウンから、コラボフローのフォームパーツに対応するメタデータを選択します。 マッピングしたフォームパーツに入力された値が、Boxのメタデータとして自動的に連携されます。 ※マッピングで選択できるパーツやメタデータは、対象のパーツやメタデータのみが表示されます。
適用ファイル選択	設定したメタデータを連携する対象ファイルを選択します。
優先度の変更	メタデータ設定項目の左側にあるアイコン(⋮⋮)をドラッグ&ドロップすることで、優先度を変更できます。 複数のメタデータ設定で同じ対象ファイルを選択した場合、上から順に優先度が高くなり、優先度の高いメタデータ設定が適用されます。 ※1つの対象ファイルに対して、複数のメタデータ設定を選択しても、優先度が最も高い1つのメタデータ設定のみが適用されます。
削除	クリックすると、設定したメタデータテンプレートを削除します。

メタデータ設定時にエラーメッセージが表示された場合

メタデータ設定をおこない、[登録] をクリックした際に、「メタデータ設定の情報量が上限を超えています。設定内容を整理してください。」と表示された場合は、以下のいずれかの方法にて設定内容を調整ください。

• メタデータテンプレート内のマッピング項目を減らす。
• 設定するメタデータテンプレートを減らす。
• 経路内にBox連携アイテムを複数配置し、設定したいマッピング項目やメタデータテンプレートを、それぞれのBox連携アイテムに分けて登録する。

制限事項

サブフォルダの「フォルダ名」について

サブフォルダを作成するをONにした際に設定する「フォルダ名」に、以下のパーツは追加できません。

• 添付ファイルパーツ
• 画像パーツ
• Excel添付取込パーツ
• ラベルパーツ
• 明細やテーブルパーツ内のフォームパーツ

また、Boxの仕様により、「フォルダ名」に使用できる文字に制限があります。
詳しくは「Box Support：Boxへのアップロードのトラブルシューティング」をご確認ください。

明細やテーブルパーツ内の添付ファイルについて

明細やテーブルパーツ内の項目に設定された添付ファイルパーツは対象外です。

帳票ファイルについて

ファイルの形式

帳票設定にて、出力ファイル形式の「PDF」がONの場合、帳票ファイルの連携が可能です。
出力ファイル形式が「Excel」のみONの場合は、連携できません。

ファイルの出力制限

帳票設定にて、出力制限が「制限なし」の場合、帳票ファイルの連携が可能です。
出力制限が「決裁のみ許可」の場合は、連携できません。

メタデータ設定について

マッピング対象外のコラボフローのフォームパーツ

以下のフォームパーツは、メタデータ設定のマッピング対象外です。

• テキストエリアパーツ
• 添付ファイルパーツ
• 画像パーツ
• マスター連携パーツ
• Excel添付取込パーツ
• ラベルパーツ
• 明細やテーブルパーツ内のフォームパーツ

補足

連携するファイルのファイル名について

添付ファイル

Boxに保存される際のファイル名は、コラボフローの申請書内の添付ファイルパーツに添付されたファイルと同じファイル名になります。

帳票ファイル

コラボフローの帳票設定で「帳票名」に設定した名前がBoxでのファイル名になります。

再度Box連携アイテムを通過した場合の動作について

差し戻しや取り戻しをおこない、再度Box連携アイテムを通過した場合、同名のファイル名の場合は上書き保存（更新）されます。
上書き保存（更新）される前のファイルは残りません。

上書き保存（更新）をおこないたくない場合は、以下のいずれかの方法で対応が可能です。

Boxでファイル名を変更する

Boxの画面にて、先に保存されたファイル名を別の名前に変更する。

フォルダ名を動的に変更する

サブフォルダのフォルダ名を、特定のキーワードや、フォームパーツを利用して、異なるフォルダ名になるように設定する。

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