組織変更の設定ガイド

組織変更の作業をおこなう際に参考となる記事をご案内します。

組織変更による影響について

組織変更をおこなうと、申請書など一部動作に影響が発生する場合があります。
以下の影響について、必ず事前にご確認ください。

• 組織変更に伴う申請の影響について
• 異動後に検索できる申請書の範囲は？

ユーザーIDの変更をおこなう場合

ユーザーIDの変更をおこなう場合は、以下の影響についてご確認ください。

• ユーザーID変更時の影響について

ユーザーの削除をおこなう場合

ユーザーの削除をおこなう場合は、以下の影響についてご確認ください。

• ユーザー削除時の申請書への影響について

※不要になったユーザーは、削除ではなく、アカウントロック（アカウントの無効化）を推奨しています。
　詳細については、以下の記事をご確認ください。

• アカウントをロックした場合の影響について

グループの削除をおこなう場合

グループの削除をおこなう場合は、以下の影響についてご確認ください。

• 申請書検索にて、削除されたグループを条件とした、絞込み検索はできなくなりますので、ご注意ください。
  ※申請部署以外の項目で絞込み検索をすることで、申請書自体の検索・閲覧は可能です。

役職の削除をおこなう場合

役職の削除をおこなう場合は、以下の影響についてご確認ください。

• 役職を条件に指定している条件分岐アイテムに影響があります。経路の見直しをおこなってください。

グループ名、グループコードの変更をおこなう場合

グループ名やグループコードの変更をおこなう場合は、以下の影響についてご確認ください。

• Q. 運用中に「グループ名」を変更しても、問題ないでしょうか？
• Q. 運用中に「グループコード」を変更しても、問題ないでしょうか？

役職名、役職コードの変更をおこなう場合

役職名や役職コードの変更をおこなう場合は、以下の影響についてご確認ください。

• 「役職名」の変更をおこなった場合、役職を条件に指定している条件分岐アイテムに影響があります。
  経路の見直しをおこなってください。
• 「役職コード」の変更による影響はありません。

組織変更の手順

1. 組織変更で利用するCSVの準備をおこないます。組織変更の手順について -準備編-
2. 組織変更を実施し、実施後必要に応じて設定の変更をおこないます。組織変更の手順について -実施編-

アクセス制限について

アクセス制限をおこないたい場合は、以下の記事をご確認ください。

• 一時的にコラボフローへアクセスできないようにするには？

また、組織変更時にすでにログイン中のユーザーを強制的にログアウトさせることはできませんが、システム管理エリア＞セキュリティ設定の「認証有効期間」を短い時間に設定することで、一定時間操作がないユーザーを自動的にログアウトさせることが可能です。
詳細については、以下の記事をご確認ください。

• 各種環境設定をおこなう

ユーザーへのお知らせについて

ユーザーへお知らせを表示させたい場合は、以下の記事をご確認ください。

• Q. コラボフローのログイン画面にお知らせを表示できますか？

組織変更予約

作成した組織情報のCSVファイルのアップロードを、日時を指定して自動でおこないたい場合は、組織変更予約機能をご利用ください。

• 組織変更を予約する
• 組織変更予約の制限事項

CSVアップロードのトラブルシューティング

CSVアップロード時のトラブルシューティングについては、以下の記事をご確認ください。

• 組織情報のCSVアップロード トラブルシューティング

活用支援サイト

上記の内容については、以下の活用支援サイトにて、動画や資料でわかりやすくご案内しています。

• コラボフロー活用ガイド - 組織変更

補足

退職などで不要になったユーザーについて

退職などでユーザーが不要になった場合、ユーザーの削除をおこなうと申請書への影響がありますので、削除ではなく、アカウントロック（アカウントの無効化）を推奨しています。
詳細については、以下の記事をご確認ください。

• 社員が退職した場合は？