権限設定やフォーム、経路アイテム等の設定内容によって、検索可能な申請書の範囲が変動します。
権限管理 「監査」権限について
システム管理 > 権限管理 で「監査」権限を付与すると、
全ての申請書を検索することができます。
ポリシー設定 「所属部署で申請されたすべての申請を検索可能にする」 について
アプリ設定 > 環境設定 のポリシー設定で当設定をONにすると、
申請部署と同じグループに所属するユーザーは、本人以外が申請した申請書も検索することができます。
フォーム設定「検索許可」について
フォーム設定の「検索許可」設定にて、検索を許可するグループを指定している場合、
指定されたグループに所属しているユーザーは、該当のフォームから申請された全ての申請書を
検索することが可能です。
- 設定は即時反映され、運用途中に検索許可グループに追加されたグループでも過去の申請書の閲覧が可能です。
「文書公開アイテム」について
経路に「文書公開アイテム」を設定し、文書の公開先グループを指定している場合、
指定されたグループに所属しているユーザーは、文書公開アイテムを通過した全ての申請書を
検索することが可能です。
- 「文書公開アイテム」を設定した後に申請された申請書が検索の対象となります。
- 「文書公開アイテム」の公開先グループに新規ユーザーが追加された場合、ユーザーは、過去の申請書も検索することができます。
「文書公開先変更」について
アプリ設定＞文書公開先変更 にて、文書の公開先を追加した場合、
追加された公開先グループに所属しているユーザーは、公開先の追加がおこなわれた申請書を
検索することが可能です。
- 設定は、即時反映されます。
「回覧者」を利用して特定のユーザーのみ指定して閲覧や検索を許可する
アプリ設定 > 経路設定 > 経路編集 で「判定・回覧」アイテムを配置し、
承認条件に「回覧者」を選択します。
注意点
フォーム設定の「検索許可」について
フォーム設定の 「検索許可」 に設定されているグループは、
「監査」 の権限を付与していない場合でも、設定されている対象のフォームを利用した申請書を検索できます。
補足
「文書公開アイテム」を通過した申請書の公開先について
「文書公開アイテム」を通過した申請書でも、文書公開先変更の設定により、公開先が変更されている場合、検索できない可能性があります。
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